Damit das Privatleben in der heutigen Zeit nicht völlig untergeht, ist Zeiteffizienz das A und O. Gerade die Zusammenarbeit mit unseren lieben Kollegen ist aber ein Knackpunkt, der viel zu viel Zeit verschlingen kann. So großartig vielfältige Aufgabengabengebiete, flexible Zeiteinteilung und rasend schnelle Kommunikation auch sind – die Zusammenarbeit hat das nicht gerade leichter gemacht. Persönlich trifft man sich nur noch sporadisch im Büro. Telefonisch – landet man in der Sprachbox. Statt effizient zu kommunizieren, verschicken wir unnötige E-Mails, mit unzähligen Kollegen in .cc und machen uns das Leben mit überquellenden Posteingängen schwer.

Zeit das zu ändern. Moderne Tools helfen uns das in den Griff zu bekommen.  Hier sind die 5 besten, kostenlosen Kollaborationstools der Redaktion (inklusive Geheimtipp):

1. Slack

Der Branchenprimus. Die kostenlose Version bietet euch die Möglichkeit unterschiedliche Textchannels einzurichten, zum Beispiel nach Abteilungen, Prozessen oder unternehmensweit. Lästige E-Mails zählen so der Vergangenheit an. Die Suchfunktion ermöglicht das schnelle Wiederauffinden von Informationen und Telefonate können via Sprachchats ersetzt werden. Leider wurde die gratis-Version mehrfach abgespeckt. So können nur noch 10.000 Nachrichten durchsucht oder 5 GB an Daten gespeichert werden. Slack landet dennoch auf dieser Liste. Zum einen funktioniert es absolut zuverlässig und frei von Bugs. Zum anderen sorgt die Popularität dafür, dass sehr vielen Menschen der Umgang bereits geläufig ist.  Wenig Einstiegshürden = weniger Erklärungen = Zeitersparnis.

Slack Mobile Screenshot.
Quelle: Slack

Die Pro-Version bietet Funktionen wie Zugriffsmanagement, mit dem etwa Kunden oder Lieferanten Zugang zu bestimmten Channels gewährt werden kann. Praktisch ist auch die Möglichkeit den eigenen Bildschirm zu streamen.

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2. Quire

Effizientes Zeitmanagement setzt voraus zu wissen: Was, von wem, bis wann zu erledigen ist. Quires Prinzip ist so einfach wie genial. ToDo-Listen können erstellt und an einzelne Personen oder Gruppen übergeben werden.

Die Listen können mit Deadlines und zusätzlichen Infos ergänzt werden. Wann immer ein Unterpunkt erledigt ist, kann dieser abgehakt werden und bringt so das Gesamtergebnis ein Stück vorwärts. Der Fortschritt kann in einem gefälligen, modernen Interface überwacht werden, welches selbsterklärend und übersichtlich daherkommt. Die wichtigsten Aufgaben und deren Fortschritt sind in einem zentralen Board für alle einsehbar. Dieses kann intuitiv per Drag and Drop an eure Bedürfnisse angepasst werden.

Scrrenshots von Quire
Ob TodoListen, Kommunikation oder Visualisierung, Quire bietet es zum Nulltarif. Quelle: Quire

Das ermöglicht den einzelnen Teammitgliedern den Gesamtstatus sehr leicht im Auge zu behalten. Zusätzlich kann der Status von Projekten in übersichtlichen Diagrammen visualisiert werden. Verschiedene Zugriffs- und Bearbeitungsrechte sind ebenso möglich.

Apps sind sowohl für den Desktop als auch für Android und iOS verfügbar.

Das schönste daran aber: Im Vergleich zu anderen Tools mit dieser Funktionalität ist Quire zu 100% kostenlos. Es gibt keine Pro-Version. Sämtliche Features gehören euch.

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3. Bitrix24

Die Free-Version von Bitrix bietet eine Funktionalität die der von Slack-Free und Quire zusammengenommen gleicht. So ist es problemlos möglich mit Kollegen einzeln oder in Gruppen zu kommunizieren – sowohl in Text- als auch in Videochats. Gleichzeitig können Listen erstellt und für die zuständigen Mitarbeiter freigegeben werden. Dokumente können geteilt und dank Anbindung aller großen Office-Lösungen auch gleich bearbeitet werden. Der Fortschritt von Projekten kann gut visualisiert werden. Übersichtsmöglichkeiten wie „Kanban“ ermöglichen es Projekt-Flaschenhälse schnell ausfindig zu machen.  Nette Zusatzfeatures sind die Möglichkeiten seine Kollegen in Umfragen entscheiden zu lassen, oder Mitarbeiterverzeichnisse anzulegen.

Wirklich Nice ist das bereits in der Free-Version mitgelieferte CRM. Klar – in abgespeckter Version – dennoch können Daten aus verschiedenen Quellen importiert und diese Leads dann über alle Ebenen der Bearbeitung hinweg, bis zum Vertragsabschluss verfolgt und dokumentiert werden  – inklusive Onlinerechnung. Kundenkontakte, egal ob über E-Mail, Telefon, Social-Media oder integriertem Life-Chat für die Webseite, können dokumentiert und aufgezeichnet werden – alles Features die einigen „vollwertigen“ CRMs noch immer fehlen.

Screenshot kommunikatives CRM Bitrix24
Der Bereich des kommunikativen CRM in Bitrix Quelle: Bitrix24

Wirklich beschränkt ist Bitrix24-Free nur bei der Anzahl der maximalen Nutzer – 12 dürfen es maximal sein. Auch Bitrix kann mit euch mitwachsen und bietet euch in den Pro-Versionen ein noch vielfältigeres Instrumentarium – ein Blick lohnt sich auf alle Fälle.

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4. Discord – der Geheimtipp

Eigentlich für die Gaming-Szene entwickelt, bietet Discord sämtliche Kommunikationsfunktionen von Slack und Co. und das zum 0-Tarif.

  • Eigene Server können in Sekundenschnelle kostenlos angelegt und in diverse Kanäle unterteilt werden.
  • Private Nachrichten sind genauso möglich wie temporäre Gruppenchats.
  • Videochats sind sowohl zwischen einzelnen Personen als auch als Konferenzschaltung möglich, und das ohne lästige Lags.
  • Das streamen des eigenen Bildschirms funktioniert verzögerungsfrei.
  • Dateien können sowohl von Cloudspeichern verlinkt als auch direkt von der Festplatte geladen werden.
  • Zugriffsrechte können definiert werden
  • Optische Personalisierungsmöglichkeiten
  • Mehrsprachigkeit
  • Die Optik und Bedienung erinnert an Slack, weshalb sich viele sofort damit zurecht finden werden.
Screenshot von Discord
Der Kommunikations-Alleskönner zum Nulltarif

Discord kann als Desktop- bzw. Mobile-App bezogen werden oder funktioniert als reine Cloud-Lösung im Browser. Es lohnt sich also auf alle Fälle, das eigentlich für Gaming und Streaming entwickelte Tool, für die Kollaboration am Arbeitsplatz zu missbrauchen. Gerade zusammen mit Quire – eine Bärenstarke Kombi.

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5. Rocket.chat

Dieses Tool schlägt die perfekte Brücke zwischen Slack und Discord. Bereits die Gratisversion liefert Funktionen, die man in Slack sogar in der Pro-Version vergeblich sucht. Der sonstige Funktionsumfang ähnelt dem von Discord. Besonders gelungen sind die bereits in der kostenlosen Version mitgelieferten Push-Notifications, mit denen entweder das gesamte Team oder nur bestimmte Gruppen unverzüglich über wichtige Neuigkeiten informiert werden können.  Cool ist auch die Möglichkeit die Oberfläche anhand der eigenen Corporate Identity zu branden. Noch ein Pluspunkt gefällig? Basic-Anbindung an Active Directory möglich – alles bereits in der Gratisversion wohlgemerkt!

Screenshot von Rocketchat
Übersicht in Rocket.chat

Wirklich zu protzen beginnt Rocket.chat aber in der Pro-Version. Hier kriegt man noch was für seine Kohle. Wer sprachenübergreifend arbeitet, profitiert von einer Realtime Übersetzung. Das macht gerade die Kommunikation mit outgesourcten Kollegen in Fernost zum regelrechten Kinderspiel. Hier spart man wirklich Zeit und Nerven. Hervorzuheben ist auch die Möglichkeit die Aktivitäten der Mitarbeiter in einem Analysetool auswerten zu können.

Wirklich innovativ ist der „Audio to Text-Converter“ ab der Enterprise Edition. Ab jetzt können also Beiträge gemütlich und sicher als Spracheingabe aus dem Auto heraus erledigt werden und das Gegenüber empfängt diese trotzdem als diskrete Textmessage – genial!

Rocket.chat kann mit eurem Business bis zum Konzern mitwachsen, das spiegelt sich im umfangreichen Support in den Pro-Versionen wider. Das Tool ist „On Premise“ für Selbsthoster verfügbar oder als reine Cloud-Lösung. Letztere kommt mit üppigem Cloudspeicher zwischen 1TB und 20TB. 

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Die 5 besten Kollborationstools für bessere Zusammenarbeit
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Die 5 besten Kollborationstools für bessere Zusammenarbeit
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Gute Kommunikation und Koordination sind die Grundvoraussetzungen um im Team erfolgreich zusammenarbeiten zu können. Hier sind 5 Tools die sich bewährt haben.
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